Учесть и управлять ( журнал Эксперт Online, 19 февраля 2009 )

С помощью модуля управления персоналом (HR-модуля) от SAP компания «Эльдорадо» планирует сэкономить миллион долларов издержек. Но главная цель внедрения – повысить эффективность бизнеса и продаж, уверен директор по управлению персоналом компании «Эльдорадо» Руслан Ильясов. Он рассказал «Эксперту Оnline», как при помощи ИТ-технологий не только выйти из кризиса, но и стать сильнее.

Екатерина Шохина, обозреватель «Эксперт Online»

– Как происходила работа с персоналом до внедрения HR-модуля от SAP? Какими системами учета пользовались?

– До внедрения SAP использовалось две системы управления персоналом – одна система для учета отработанного времени, количества продавцов, их работы и оборота компании, которая называлась Trade Servis. Вторая, которая используется и по сей день, – бухгалтерская система «1С» седьмой серии, в ней делается расчет заработной платы.

Однако проблемы в работе с этими системами заключались в том, что, во-первых, их две, во-вторых, система «1С» состояла более чем из 50 баз данных. Таким образом, у нас были большие временные затраты на то, чтобы все эти базы проанализировать и сложить вместе. Когда необходимо было понять, сколько людей отработало и сколько они заработали, каждый регион делал собственную отчетность и направлял ее в центральный офис. Поэтому мы получали информацию опосредованно и с лагом в достаточно большой промежуток времени. Таким образом, невозможно было быстро работать в живом режиме и оперативно управлять компанией.

– Почему вы выбрали именно SAP?

– Нужна была единая эффективная система для управления персоналом, которая позволила бы быстро, в живом режиме получать данные с большой степенью достоверности, чтобы принимать управленческие решения. SAP к прошлому году уже была внедрена в других подразделениях компании, например в финансах. Так что выбор системы был определен, и мы только проводили тендер относительно провайдеров, которые осуществили бы внедрение этого модуля для учета всех людей, работающих в компании, и затрат.

– Какие ожидания относительно внедрения HR-модуля были и насколько они оправдались?

– Пока рано говорить о конкретных результатах. Пока что создана система для московского филиала и головного офиса, но заработает она на практике только в этом месяце, и в этом году мы создадим систему учета для всей компании. Но, естественно, мы представляем себе, к чему хотим прийти. Задачи две: общая база данных, статистическая отчетность плюс управленческая отчетность.

Во-первых, мы в режиме реального времени будем получать общие данные о том, кто работает и какие затраты на сотрудников у компании. Люди у нас работают на комиссионной системе оплаты – человек получает столько, сколько он продал. Поэтому от месяца к месяцу меняется эффективность труда и сезонность. SAP это отражает быстро и точно.

Сейчас, чтобы увидеть, как работают наши сотрудники, я должен связываться с каждым филиалом и потом уже анализировать работу. Например, я должен сделать запрос в самарский филиал – там директор по персоналу посмотрит в своих системах эти данные, посчитает, пришлет их мне, дальше я их консолидирую с другими и получаю общие данные по «Эльдорадо» по России. Соответственно, вы понимаете, сколько этапов должно пройти. А это время и деньги. Даже внутри самарского филиала есть несколько баз, из которых надо сделать отчет.

Чем длиннее этот процесс, тем больше времени мы теряем и тем более велика опасность ошибки. Данные проходят через несколько рук, и даже простая механическая ошибка дает погрешность. В HR-модуле данные вносятся сразу, и мы их сразу видим. То есть меньшее количество людей с ними работает, и они все в одной системе.

– Как это может повлиять на эффективность управления компанией?

– Ну, во-первых, улучшится эффективность работы департамента по работе с персоналом. С введением одной базы персонала будет меньше, а эффективность работы улучшится. У нас появляются данные, которые мы можем использовать в оценке эффективности работы каждого региона и каждого магазина. Например, в одном магазине работает определенное количество людей, получает определенные деньги, но продажи меньше, чем в другом. В результате мы начинаем это анализировать – смотрим, какое количество продавцов оптимально и какое вознаграждение простимулирует лучшие продажи. Сравниваем нашу работу не только по регионам и своим магазинам, но и работу наших конкурентов. С помощью общей базы мы можем влиять на текучесть кадров, производительность труда. Выводятся средние целевые показатели, к которым должен стремиться каждый регион и каждый магазин.

Магазины многоформатные, для каждых форматов свои условия. Мы оцениваем соотношение торгового и неторгового персонала в магазине, продажи на одного сотрудника, на одного продавца, продажи с одного метра площади – все эти данные сравниваются между регионами и магазинами, сравниваются с конкурентами.

– С внедрением HR-модуля вы можете сократить свои издержки? В условиях кризиса именно этот вопрос волнует бизнес.

– Да. Во-первых, как я уже говорил, мы оптимизируем число людей, которые работают с базами данных. Второе – мы получаем большую скорость обработки данных: быстрее принимаем решения, лучше работаем. И третье – мы можем сэкономить на налогах. В нашей компании мы переводим людей из одних магазинов в другие, из одного филиала в другой. Но когда вы человека переводите из одной базы в другую – это примерно так же, как вы его переводите из одной организации в другую. В результате при этом переходе компания не может платить ЕСН по регрессивной шкале, она должна его платить вначале по полной – 26%. И неважно, что фактически зарплата сотрудника подпадает под регрессивную шкалу. В среднем на всех мы можем платить ЕСН по ставке примерно 20%, но из-за нынешней системы вынуждены терять около 6% ЕСН. Если у нас будет одна общая база данных, то таких потерь не будет. Ориентировочно экономия может составить более полумиллиона долларов в год с внедрением SAP.

– Говорят, что SAP – это все же долго и дорого. Вы бы посоветовали внедрять систему в период кризиса, когда каждая копейка на счету?

– Это стоит денег, но затраты себя оправдывают. Внедрение HR-модуля заняло примерно полгода. Это немного.

SAP – долго и дорого, если одновременно делать все модули для компании. Мы внедряем систему поэтапно. Год назад, например, был внедрен модуль «Финансы». В прошлом году – система учета персонала для Москвы и центрального офиса. В этом году мы его внедряем для остальных регионов. Мы делаем поэтапно, таким образом, инвестиционный проект растянут на несколько лет. Плюс за счет того, что он инвестиционный, он будет амортизироваться несколько лет, поэтому это нормально для компании. Окупаемость мы точно не просчитывали, но период окупаемости – год-полтора, не больше. Это очень быстро.

– Насколько сложно внедрять систему?

– Мы внедряли ее комбинацией сил. Есть проектная команда от поставщика и есть наши люди, которые принимают участие в этом проекте. Это люди из департамента персонала, потому что они знают процессы, и из департамента инвестиционных технологий – они обеспечивают среду и физическую работу процесса. Больших сложностей нет.

– Как вы считаете, кому в период кризиса необходимо внедрение HR-модуля, а кому можно без этого обойтись?

– Если вы видите, что проект быстро окупается и принесет экономию, то, я думаю, его имеет смысл делать, если есть деньги. Я думаю, внедрять SAP стоит двум типам компаний. Тем, у кого очень слабая информационная база, у кого очень слабо налажен учет.

И компаниям, у которых сложный бизнес. Таким как мы – у нас большое количество магазинов, сложная логистика и торговля. Много сложных бизнес-процессов. Где простой процесс и мало людей, там можно обойтись.

Главная

Дайджест журналов

Практика управления