Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /

Если у дистанционного работника нет страхового свидетельства

Чем руководствоваться

1 Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – далее Закон № 27-ФЗ.
2 Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н – далее Инструкция № 987н.
3 Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» – далее Постановление № 192п.

Особенности заключения трудового договора с дистанционным работником оговорены в ст. 312.2 ТК РФ. Предусмотрено, что трудовой договор и соглашения об его изменении могут заключаться путем обмена электронными документами. Проще говоря, все необходимые для заключения договора документы работник может прислать работодателю в электронном виде. Вместе с этим для дистанционных работников предусмотрен специальный порядок оформления страхового свидетельства пенсионного страхования. Рассмотрим, какие ситуации могут возникнуть при решении вопросов об оформлении страхового свидетельства.

КОГДА СВИДЕТЕЛЬСТВО ОФОРМЛЯЕТ РАБОТНИК

СИТУАЦИЯ Для заключения трудового договора работник направил по электронной почте необходимые документы, кроме свидетельства обязательного пенсионного страхования. Работник пояснил, что устраивается на работу впервые и никогда не имел свидетельства.
РЕШЕНИЕ Сразу скажем, что если у работника, впервые заключающего трудовой договор, нет трудовой книжки, то компания не обязана ее оформлять.
В этом случае основным документом, подтверждающим стаж работника, будет трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ). Что же касается страхового свидетельства, то на этот счет в ТК РФ есть специальная оговорка:

Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство государственного пенсионного страхования самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Получается, что работник обязан сам посетить территориальный орган ПФР по месту своего жительства и оформить страховое свидетельство. Компания это делать не обязана.

ЕСЛИ СВИДЕТЕЛЬСТВО УТЕРЯНО

СИТУАЦИЯ При заключении трудового договора потенциальный работник сообщил, что уже имеет страховое свидетельство, но не может его найти, скорее всего, он его потерял.
РЕШЕНИЕ Действительно, страховое свидетельство может иметься даже у граждан, которые никогда не работали по трудовому договору. Получить свидетельство они могли сами, например для оформления полиса обязательного медицинского страхования.
Если компания еще не заключила с физическим лицом трудовой договор, то никаких обязательств перед ним у компании, конечно же, нет. Если же об утере свидетельства стало известно после подписания договора, то его восстановлением должна заниматься компания. Это следует из абз. 2 п. 5 ст. 7, абз. 5 п. 1 ст. 9 Закона № 27-ФЗ.
Причем никаких оговорок, касающихся дистанционных работников, в законодательстве РФ на этот случай нет. Следовательно, должен применяться общий порядок, то есть от работника потребуется заявление о выдаче дубликата (п. 5 ст. 7 Закона № 27-ФЗ, подп. «б» п. 26 Инструкции № 987н), которое направляется бухгалтерией компании в территориальное подразделение ПФР (п. 27 Инструкции № 987н).

ЕСЛИ РАБОТНИК СМЕНИЛ ФАМИЛИЮ

СИТУАЦИЯ Дистанционный работник оформил и представил страховое свидетельство. Бухгалтерия уже начала указывать номер свидетельства в отчетности. Однако вскоре работник сообщил, что сменил фамилию.
Возник вопрос о необходимости переоформления свидетельства.
РЕШЕНИЕ Трудовое законодательство РФ не предусматривает, что дистанционный работник должен самостоятельно заниматься обменом своего страхового свидетельства, в том числе при смене фамилии.
Сотрудник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве (п. 26 Инструкции № 987н). В этих целях работник должен заполнить заявление по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением № 192п. Получив заявление, работодатель в течение двух недель должен направить его в свое территориальное подразделение ПФР вместе с описью передаваемых документов (форма АДВ-6-1) (п. 27 Инструкции № 987н).
Если же заявление от работника не поступит, то и заниматься переоформлением необязательно.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА
Если дистанционный работник потерял страховое свидетельство
Татьяна Бандюк, главный специалист-эксперт ПФР, специалист по страхованию опасных объектов ОСАО «Ингосстрах»

Может случиться так, что работник, с которым компания хочет заключить дистанционный трудовой договор, потерял или не помнит номера своего страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования. В таком случае бухгалтеру имеет смысл предложить работнику обратиться в территориальное подразделение ПФР по месту его регистрации и уточнить номер. Сотрудники территориального органа ПФР, скорее всего, предложат работнику подать заявление о выдаче дубликата свидетельства.
Если же об утере страхового свидетельства работник сообщит уже после подписания трудового договора, то заниматься восстановлением номера, скорее всего, придется бухгалтерии. Выяснить номер можно в территориальном подразделении ПФР, обслуживающем компанию, предоставив паспортные данные сотрудника. Если подтвердится, что страховое свидетельство утеряно, то бухгалтеру потребуется получить от работника заявление о выдаче дубликата (форма АДВ-3) и представить его в фонд.

КАК ВРУЧИТЬ РАБОТНИКУ СВИДЕТЕЛЬСТВО

СИТУАЦИЯ Из-за смены фамилии компания переоформила работнику его страховое свидетельство. Однако он находится в другом городе. Возник вопрос, как вручить работнику свидетельство с новой фамилией.
РЕШЕНИЕ По общему правилу, работодатель обязан выдать сотруднику страховое свидетельство с новой фамилией в течение недели после его получения (п. 14 Инструкции № 987н). Однако как это сделать, если дистанционный работник находится в другом городе, законодательство не разъясняет. По логике, не будет нарушением, если компания договорится с работником. К примеру, можно условиться, чтосвидетельство будет отправлено по почте заказным письмом. Чтобы подстраховаться, можно попросить работника написать заявление на имя директора с согласием на почтовую пересылку.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА
С оформлением свидетельства лучше не затягивать
Ирина Шенберг, специалист по кадровому делопроизводству, Acsour

При заключении дистанционного трудового договора впервые работник обязан сам получить страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Однако срок исполнения им этой обязанности, к сожалению, не определен. Поэтому если после заключения договора работник так и не представит страховое свидетельство, то компании имеет смысл заняться оформлением самостоятельно. Это, в принципе, не запрещено. Более того, затягивать с этим не следует. Дело в том, что отсутствие свидетельства влечет финансовые риски для компании-работодателя, которая не сможет своевременно представить индивидуальные сведения за работника и будет оштрафована на основании ст. 17 Закона № 27-ФЗ.

Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /