Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /

Изучаем реквизиты служебных документов играючи

Автор предлагает методику изучения состава и местоположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Игровая форма разбудит вечно дремлющую «галерку» и поможет вовлечь всех в увлекательный процесс обучения!

Не надо изобретать велосипед!

Для начала нужно пояснить слушателям, что ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Но несмотря на это, ему стоит следовать. Ведь любой государственный стандарт в первую очередь предназначен для облегчения жизни профессионального сообщества, т.е. помогает ответить на ряд стандартных, часто задаваемых вопросов. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 подскажет:

• где ставить печать;
• где печатать адрес получателя и печатать ли индекс;
• что печатаем – гриф согласования или гриф утверждения;
• как писать дату – цифрами или прописью... и многое другое.

Если вопрос задан, то на него всегда можно найти ответ. Но не все умеют и хотят задавать вопросы, особенно преподавателю во время обучения, предпочитая учиться на своих ошибках. Ошибках (!)

• Как вы считаете, верно ли утверждение, что выписка из приказа является оригиналом?
• Вам попадались служебные письма, отпечатанные на бланке формата А4 шрифтом размера 08 в верхней части листа? Очень «красиво». Правда?
• А оформление отметки о наличии приложений к письму гораздо ниже подписи да еще и шрифтом, отличным от используемого для текста письма, вам понравится? Не натолкнет ли вас это на мысль, что данная отметка была впечатана после подписания документа, что может свидетельствовать об искажении общего смысла послания путем изменения состава направляемых (прилагаемых к письму) документов?

Кажется, мелочи. Но эти мелочи говорят не только о том, что сотрудник, оформивший документ, – неуч, но и о корпоративной культуре фирмы в целом. Любой документ – это в первую очередь «лицо» подписавшего его руководителя. А у человека, как мы знаем, все должно быть красиво.

Еще один аргумент в пользу единообразного оформления документов разными организациями – более быстрое усвоение информации из попавшего к вам в руки документа без необходимости его полного прочтения, например:

• если нужно понять, кому он адресован, вы сразу смотрите в его верхний правый угол;
• данные об авторе (наименование организации/подразделения и контактная информация: телефон, электронная почта, сайт, почтовый адрес) вы будете искать в верхнем левом углу при угловом расположении реквизитов или в верхних строках при продольном, а если в самом низу документа слева мелким шрифтом напечатано Ф.И.О. с телефоном, то это как раз данные исполнителя, у которого можно прояснить все детали по вопросам, изложенным в документе;
• если входящее письмо имеет заполненный реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то скорее всего это указаны данные вашего инициативного документа, на который наконец-то пришло ответное письмо – тогда его можно быстренько передать автору/исполнителю вашего первоначального/инициативного документа (это избавит вас от лишних поисков, в какое же подразделение и кому направить входящее письмо, если в его адресате указано наименование вашей большой организации и больше ничего).

Поэтому, как мне кажется, первая задача педагога – объяснить аудитории, почему документ должен быть оформлен грамотно не только по содержанию, но и по форме, почему стоит следовать рекомендациям ГОСТа Р 6.30-2003.

Еще в 60-е годы прошлого века ВНИИДАД провел огромную работу по стандартизации и унификации служебных документов. Сколько сил люди затратили на приведение служебных документов к единому формату! Поэтому сейчас, когда мы владеем этим замечательным инструментом, очень глупо от него отказываться и пытаться разработать самостоятельную методику составления служебных документов.

Чем можно заинтересовать аудиторию?

Как правило, изучение ГОСТа Р 6.30-2003 начинают с рассмотрения состава реквизитов служебных документов. И как только педагог начинает перечислять все реквизиты служебных документов (32 штуки), слушатели начинают тихо уходить в нирвану: ну зачем это нужно, зачем так много, зачем одновременно и герб, и эмблема, как отличить адрес организации от адресата и т.д.? В голове слушателей все путается, и они начинают тихо ненавидеть и реквизиты, и служебные документы, и все делопроизводство в целом.

Поэтому лучше начните с другого: объясните, что перечисленные в стандарте реквизиты – это не случайный набор элементов, а историческая и юридическая данность.

Пример 1
Интересно о подписи

Пример 2
Интересно о дате

Некоторые преподаватели заставляют студентов заучивать не только наименование реквизитов, но и их номера. Я считаю, что это лишняя трата времени, так как номера реквизитов могут меняться. Лично мне на практике (в период работы секретарем, делопроизводителем) ни разу не пришлось использовать номера реквизитов. Только во «взрослой жизни», когда я работала заведующей архивом и руководителем службы ДОУ, мне приходилось использовать эти знания при разработке инструкций, правил и других регламентов по делопроизводству.

Пример 3
Разве такое бывает?

Работа преподавателя должна быть направлена на то, чтобы учащиеся поняли назначение каждого реквизита, его состав и без лишних усилий могли расположить реквизиты на строго отведенных для них местах.

Давно известно, что лучше запоминается то, что человек делает собственноручно, а еще лучше, если в обучении используются какие-либо игровые ситуации.

Мне кажется, что легче и понятнее начинать изучение стандарта не с первой главы, а с последней, устанавливающей формы бланков служебных документов и размеры полей.

На этом этапе можно привить учащимся «чувство листа», т.е. рабочей поверхности, на которой нужно красиво, аккуратно и без ошибок разместить элементы служебного документа, при этом грамотно соотнести размеры листа и размер самого документа. К сожалению, сейчас, в эпоху развития электронных документов, люди не всегда «чувствуют» документ, не понимают, как разместить информацию на довольно небольшом пространстве стандартного листа формата А4.

Пример 4
Распространенные ошибки размещения информации на листе

Поэтому дадим слушателям возможность почувствовать документ руками, заложим умение грамотно его форматировать (заранее продумывать расположение реквизитов на листе бумаги). Для этого нам придется изготовить с учащимися шаблон бланка служебного документа, с помощью которого в дальнейшем они смогут создавать любые документы не только с помощью ПК, но и в рукописной форме.

С этой целью можно использовать стандартный общеизвестный прием: поручить каждому учащемуся самостоятельно изготовить бланк формуляра-образца служебного документа, глядя на ваш образец.

Рисунок 1
Шаблон зон организационно-распорядительного документа с угловым расположением реквизитов бланка, который каждый слушатель должен начертить самостоятельно, глядя на ваш образец

Предлагаемый вашему вниманию на Рисунке 1 шаблон рассчитан на документы с угловым расположением реквизитов (размеры полей зон взяты из Приложения А ГОСТа Р 6.30-2003). При этом слушателям можно объяснить, чем угловое расположение реквизитов в бланке документа отличается от продольного, но играть нужно сначала только с одним вариантом (более распространен угловой вариант, его и возьмем для игры).

Как видите, в предлагаемом шаблоне не указано точное место расположения каждого реквизита, но все рабочее поле документа разбито на зоны, которым присвоены «условные» наименования, соответствующие общему назначению размещаемых в них реквизитов.

Нужно донести до слушателей, что ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует границы выделяемых зон. На практике к этим границам нужно стремиться, но без фанатизма, не доводя благую идею до абсурда. Так, на зону, в которой должны располагаться реквизиты «Подпись» и «Отметка о наличии приложения», ГОСТом выделено 20 мм (примерно 2-3 строки). Естественно, если к документу прилагаются два, три и более документа, в двух строках, выделенных под этот реквизит, вы, конечно, не сможете расположить всю информацию. Поэтому даже при оформлении учебных заданий не следует пытаться втиснуть всю информацию в отведенную для него зону. Зоны легко трансформируются, но последовательность расположения реквизитов в документе обязательно сохраняется!

Если в дальнейшем вы будете поручать учащимся оформлять служебные документы рукописным способом (так чаще всего поступают на практических занятиях по делопроизводству), то я могу рекомендовать использовать специальный подстрочник (т.е. шаблон формуляра-образца служебного документа с угловым расположением реквизитов, только с построчной разлиновкой, которая хорошо просматривается при наложении на него чистого листа бумаги, см. Рисунок 2). Он поможет слушателю аккуратно оформить документ.

Изучая расположение реквизитов служебных документов на различных бланках, в качестве учебного пособия часто используют соответствующие плакаты, которые полностью повторяют приложения А и Б к ГОСТу Р 6.30-2003.

Могу поделиться с вами опытом создания такого плаката с последующим вовлечением слушателей в игру:

на листе ватмана воспроизведите схему расположения реквизитов служебных документов. При этом можно отобразить деление рабочего поля документа на зоны, а можно и не делить, начертив лишь поля. Единственная сложность при выполнении данной работы – правильно рассчитать границы зон/полей. Для расчета размеров для форматов от А3 до А1 вы можете воспользоваться данными Таблицы 1, умножая на соответствующий формату коэффициент (графа 4) любой размер, указанный для формата А4 в ГОСТе Р 6.30-2003 или на нашем Рисунке 1. Например, для листа формата А4 верхнее поле составляет 30 мм, левое и нижнее – 20 мм, а правое – 10 мм. Для трансформации размеров этих полей для плаката формата А1 нужно каждый из них умножить на коэффициент 2,82, и тогда получаем: верхнее поле 84 мм, левое и нижнее по 56, а правое 28 мм; Рисунок 2
Шаблон формуляра-образца служебного документа с угловым расположением реквизитов с построчной разлиновкой для тренировки составления документов рукописным способом

Таблица 1
Коэффициенты пересчета размеров, указанных для формата А4, под другие форматы

• названия зон на плакате можно не писать. А вот наименования или номера реквизитов указывать на нем ни в коем случае нельзя, иначе игра не состоится;
• реквизиты изготавливаем отдельно: пишем названия реквизитов на плотных листах бумаги или на картоне. Разрезаем всю эту «красоту» на прямоугольники:
  • вариант 1: размер каждого прямоугольника должен быть одинаковым и небольшим, чтобы в каждой зоне могли уместиться все ее реквизиты и ни один из них не заслонял бы собой полностью остальных «жителей» своей зоны. Такой вариант более уместен для игр с плакатом;
  • вариант 2 больше подойдет при «настольной игре»: лист шаблона, на котором потом будут размещать реквизиты, и лист для изготовления карточек реквизитов должны быть идентичны не только по формату, но и по размерам зон (т.е. сначала делаем 2 одинаковых листа с разлиновкой зон), а потом на одном из них подписываем реквизиты так, чтобы в каждой зоне поместились все ее реквизиты и их можно было впоследствии вырезать как отдельные прямоугольники. И только собрав все карточки с реквизитами одной зоны, вы получаете ее конечный размер. Заготовка для разрезания листа на карточки с реквизитами в этом случае будет выглядеть так, как показано на Рисунке 3.
• При играх с плакатом реквизиты можно крепить к ватману, исполняющему роль формуляра образца документа, любым доступным способом: с помощью кнопок, булавок или магнитов.

Итак, мы изготовили универсальный шаблон, с помощью которого можно создавать формуляры-образцы любых организационно-распорядительных документов. Рассказывая учащимся о составе реквизитов определенного вида служебного документа, преподаватель просто прикрепляет нужные реквизиты на их законные места. Затем вся конструкция разбирается.

Далее эту же конструкцию (настольную или настенную на плакате) можно использовать для опроса слушателей. При самостоятельной игре (расставляя реквизиты по зонам) обучение будет проходить и веселее, и эффективнее:

• выдав учащемуся набор реквизитов, попросите его на шаблоне документа расположить реквизиты в соответствии с формуляром-образцом определенного вида документа (например, приказа или письма). При этом в выданном конверте должны быть лишние реквизиты или, наоборот, каких-то может не хватать, что усложнит задачу. Свой конверт-головоломку можно раздать каждому слушателю для самостоятельной настольной игры;
• но можно поступить и иначе: вызвать к двум-трем плакатам по одному слушателю, объяснив каждому, формуляр какого вида документа ему предстоит «собрать из реквизитов» на своем плакате. Далее кому-то можно поручить вытаскивать карточки реквизитов из мешка/коробки/конверта и называть их, а стоящие у доски будут брать из названных только нужные им реквизиты и прикреплять на соответствующие зоны своего формуляра документа. При этом в «мешке» количество карточек с одноименными реквизитами должно быть не менее количества одновременно задействованных в игре плакатов.

Кроме того, вы можете изготовить картонки, шарики и любые другие предметы с номерами реквизитов для проведения 2-3-минутной игры-разрядки «Назови реквизит»:

• один слушатель вынимает из мешка/коробки предмет с номером реквизита, другой – произносит его наименование (ответчика может выбирать как преподаватель, так и тот игрок, кто вытянул предмет с номером реквизита);
• интересно использовать теннисные мячи, которые можно перекидывать от одного учащегося к другому. Установите максимальное время для ответа; если один слушатель за это время не ответил или ошибся, он обязан перекинуть мяч другому. Если же ответил правильно, то он вытягивает следующий «фант», и игра продолжается.

Описанные мною приемы работы с аудиторией помогут вовлечь в изучение реквизитов всю группу, не позволив отдельным особям тихо проспать весь тренинг.

Рисунок 3
Шаблон документа для разрезания на карточки с реквизитами

Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /