Как без нарушений в новом году вести архив компании

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Перечнем № 558. Такая обязанность распространяется на все коммерческие организации, подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ (решение ВАС РФ от 21 февраля 2012 г. № 14589/11).

Работодатели могут исполнить это требование законодательства, только если организуют оперативное и архивное хранение документов, которые образуются в процессе их деятельности. Практика инспекционных проверок показывает, что организации часто допускают ошибки и недочеты в сфере архивного законодательства. Давайте проанализируем самые типичные из них.

Нарушение 1. Ошибки в оформлении первичных документов
Из практики проверок

Специалист архивного комитета проверил ООО "М…" на предмет соблюдения архивного законодательства и правил делопроизводства. Обнаружилось, что организация помещает в дела документы (штатные расписания, протоколы) без подписи, обеспечивающей их юридическую силу.

Что можно исправить?

Подпись уполномоченного сотрудника является одним из важнейших реквизитов документа. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, можно уточнить в уставе компании.

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность в подписи не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Право подписи документов может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

Внимание
Порядок хранения и уничтожения документов акционерных обществ, к которым, в частности, относятся банковские организации, установлен постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс

Первичные кадровые документы при передаче в архив должны содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), быть оформленными в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса. Применительно к деятельности работодателя архив - это подразделение либо обособленный участок внутри отдела делопроизводства, которое отвечает за организацию временного учета и хранения документов в офисе компании в течение установленных сроков.

Закон против практики

На практике

Немногие работодатели знают о том, что они обязаны обеспечивать хранение документов. Другие - знают, но не опасаются ответственности в связи с тем, что на практике статья 13.25 Кодекса об административных правонарушениях не работает, так как не прописаны должностные лица, ответственные за составление протоколов за такое правонарушение.

В законе

За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в пределах (ч. 1, 2 ст. 13.25 КоАП РФ): - от 2500 до 5000 рублей (для должностных лиц); - от 200 000 до 300 000 рублей (для юридических лиц).

Что будет, если…

Если при проверке специалист-инспектор обнаружит нарушения в организации делопроизводства и архива, он выдаст предписание устранить недочеты. А если организация не выполнит предписания, ее должностным лицам (например, руководителю компании) грозит ответственность по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях. Но при этом меры ответственности не столь высокие: предупреждение или административный штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Нарушение 2. Ошибки в формировании документов в дела
Из практики проверок

При проверке ООО "К…" было выявлено, что в организации не соблюдаются общие правила при формировании дел. В одно дело группируются приказы по основной деятельности и по личному составу (о материальной помощи). Годовой и квартальные финансовые отчеты сформированы в одно дело, в то время как годовые отчеты имеют постоянный срок хранения, а квартальные - пять лет (ст. 351 Перечня № 558).

Что можно исправить?

Архивные документы должны формироваться и храниться таким образом, чтобы ими легко было пользоваться. Нужно учитывать следующие требования при формировании дел (п. 3.2.6 ГСДОУ):

- подшивать в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой (образец ниже). Номеклатуру дел оформляйте на бланке организации по установленной форме (Приложение 7 к Правилам работы архивов);
- группировать документы постоянного и временного хранения в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа (в кадровых службах в дело подшивают только подлинники документов, а для исходящих документов - их вторые экземпляры, заверенные подписью уполномоченного сотрудника);
- помещать в дело документы одного календарного года с момента их исполнения;
- формировать дела объемом не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составлять в отдельный том, о чем в документе делать отметку;
- располагать внутри дела документы в логической последовательности (обычно хронологической);
- приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся.

Комментарий начальника отдела надзора ГИТ
Ольга ЗИДАН, начальник отдела надзора Государственной инспекции труда в городе Санкт-Петербурге:

- Сегодня работнику кадровой службы недостаточно владеть вопросами трудового законодательства. Нужно не только знать сроки хранения кадровых документов и принципы их систематизации, но и регулярно проводить их архивную обработку, исключив при этом возможность несанкционированного доступа к персональным данным. Наиболее часто в ходе проверок (как плановых, так и по обращениям граждан) Гострудинспекция сталкивается с тем, что организации не соблюдают установленный порядок хранения трудовых книжек. А именно: работодатель не обеспечивает надлежащие условия для их хранения или выдает их на руки до дня увольнения. Например, для оформления пенсии* или загранпаспорта. Значительная часть выявляемых нарушений связана с тем, что работодатели не обеспечивают сохранность трудовых договоров, приказов и т. п. Информация о нарушениях, выявляемых инспекцией в сфере архивного законодательства, направляется в орган, уполномоченный возбуждать дела об административных правонарушениях по статье 13.20 Кодекса об административных правонарушениях (нарушение требований законодательства о хранении документов). В нашем регионе это Архивный комитет Санкт-Петербурга.

Мало кто из работодателей соблюдает порядок разделения приказов по личному составу. Группируйте их в дела в соответствии с установленными сроками хранения (ст. 19 Перечня № 558):

- долговременные, со сроком хранения 75 лет (например, приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.);
- кратковременные, со сроком хранения 5 лет (например, приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и др.).

Совет
При больших объемах документов группируйте в отдельные дела приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности компании: прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и др.

Перечни приказов со сроком хранения 75 и 5 лет являются закрытыми. Все, что не найдете в пункте "б" статьи 19 Перечня № 558, вы вправе автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Людмила ОХОТКИНА, заместитель директора по комплектованию и формированию архивного фонда БУ "Госархив современной истории Чувашской Республики" Минкультуры Чувашии (г. Чебоксары):

- Чтобы избежать нарушений архивного законодательства, любая организация, независимо от формы собственности, обязана создать специализированное подразделение или назначить работника, ответственного за архив. При оформлении документов, формировании их в дела следует учитывать установленные требования.

Надежда МОГУТАЕВА, председатель комитета по делам архивов Департамента по культуре и туризму Томской области (г. Томск):

- Несоблюдение законодательства об архивном деле может привести к утрате документов. Это повлечет нарушение конституционных прав граждан на информацию, пенсионное обеспечение, получение льгот. Поэтому за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрены административная ответственность (подробности выше) и уголовная.

Главная

Статьи

Менеджмент (1196)