Таблица 1 Перечень операций, для оформления которых может быть использована форма УПД

Обратите внимание: налоговики в списке операций, для оформления которых может быть использована УПД, не упомянули договоры перевозки (его стороны – перевозчики и получатели), оформляемые в соответствии с гл. 40 ГК РФ. И это не удивительно. Ведь по-прежнему обязательна унифицированная форма транспортной накладной. Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной (коносамента или иного документа на груз, предусмотренного соответствующим транспортным уставом или ГК РФ). Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по типовой форме, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза. Это следует из п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Данный факт подтвердили специалисты Минфина России в письмах от 30.04.2013 № 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014 и от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36.

Особенности заполнения формы

Фактически форма УПД – это гибрид счета-фактуры с накладной. При этом небрежность в заполнении бланка УПД может привести к проблемам с учетом расходов и отказу в вычете по НДС.

Начнем с такого реквизита, как «Статус» (находится в верхнем левом углу формы), значение выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования универсального передаточного документа.

Если УПД применяют одновременно в целях учета расходов (вместо накладной, акта и т.д.) и расчетов с бюджетом по НДС (как счет-фактуру), то в строке статус проставляют «1». В этом случае придется заполнить почти все реквизиты формы, в т.ч. касающиеся счета-фактуры (строки (1) – (7) и графы 1–11). При этом нумерация оформляемых УПД должна соответствовать нумерации, принятой для счетов-фактур.

Если же указанная форма выступает только в качестве первичного документа для оформления фактов хозяйственной жизни – передачи ценностей, то ставите статус «2». При этом в документе не заполняются (или в соответствующих полях ставятся прочерки) показатели, установленные в качестве обязательных исключительно для счетов-фактур (к примеру, не будет значений в графах 7 и 8). Оформление предлагаемой формы документа, имеющего в своем названии слова «счет-фактура», в статусе только первичного документа лицами, не являющимися плательщиками НДС, не влечет для них обязанности по исчислению и уплате в бюджет НДС.

Также форма УПД со статусом «2» может быть использована при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В таком случае это будет первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них. В этом случае в строке [8] указывают договор на оказание посреднических услуг. При этом строки (2), (2а), (2б) и (6), (6а), (6б) не заполняют.

Отметим те из реквизитов УПД, которые вы вправе не заполнять вне зависимости от статуса документа:

• графа А: «№ п/п»;
• графа Б: «Код товара / работ, услуг»;
• строка [9]: «Данные о транспортировке и грузе»;
• строка [11]: «Дата отгрузки / передачи, сдачи» (в этом случае считается, что дата совершения действий передающей стороны совпадает с датой составления документа);
• строка [12]: «Иные сведения об отгрузке, передаче»;
• строка [16]: «Дата получения (приемки)» (в этом случае считается, что дата совершения действий принимающей стороны совпадает с датой совершения действий передающей стороной);
• строка [17]: «Иные сведения о получении, приемке»;
• при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, можно не заполнять строки [14] и [19].

Кстати, налоговики признали, что печать на УПД не обязательна.

Теперь рассмотрим блок подписей. Ведь несмотря на его громоздкость, часть подписей там можно проигнорировать. К примеру, если от поставщика всю операцию осуществляет лицо, подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера, то в строки [10] и [13] следует занести только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Так же поступают, если работники, указанные в строках [10] и [13] (либо [15] и [18]), совпадают – второй раз подпись не ставится.

Обратим внимание на момент, когда должен быть составлен УПД. Дело в том, что первичный учетный документ оформляют при совершении факта хозяйственной жизни – передачи ценностей, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В свою очередь, счет-фактуру заполняют либо сразу в момент реализации, либо не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Так что если вы хотите соблюсти правила бухгалтерского и налогового учета, то УПД следует составить при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него.

Допустим, 23 декабря 2013 г. ООО «Продавец» реализовал ООО «Покупатель» следующие товары:

• радиатор чугунный МС-140-500: 100 шт. по цене 350 руб./шт. (без НДС), НДС – 18%;
• электроды 3 мм МР-3С: 20 кг по цене 300 руб./кг (без НДС), НДС – 18%.

Оплата товара произведена 24 декабря 2013 г.

При передаче товара оформлен универсальный передаточный документ со статусом «1». В данном случае УПД используется одновременно как первичный бухгалтерский документ и для расчетов по НДС, поэтому заполняем все реквизиты, касающиеся счета-фактуры (строки (1) – (7) и графы 1–11). В связи с тем что товар был произведен в Российской Федерации, графы 10, 10а и 11 остаются пустыми. Этот блок УПД заверяем подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

В строке [8] поставим реквизиты доверенности получателя товара.

Строки [9], [12] и [17] мы не стали заполнять, т.к. это необязательные реквизиты.

В связи с тем что даты отгрузки, получения товара и оформления УПД совпадают, в строках [11] и [16] ставим прочерки.

Также не стали заполнять строку [14], т.к. продавец заверил УПД своей печатью. Со стороны покупателя такой печати поставлено не было, поэтому наименование фирмы было внесено в строку [19].

В нашем случае со стороны продавца отвечал за отгрузку товаров кладовщик, а со стороны покупателя принимал товары производитель работ. Учитывая, что это те же самые лица, что и ответственные за правильность оформления операции, в строках [13] и [18] достаточно проставить их должности и Ф.И.О. без подписей.

Далее смотрите образец заполнения УПД в описанной ситуации: