Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /

Как создать внутренний документ: полезные советы

Совет 1. Создавайте рабочие внутренние документы. Не для того, чтобы были. А для того, чтобы реально решали какую-то проблему. Например, регулировали деятельность всей компании или ее конкретного подразделения.  

Совет 2. Ограничьте круг инициаторов нормотворческого процесса и назначьте ответственного за его выполнение. В него можете войти вы, как генеральный директор, ваши заместители. Вы будете принимать решение о начале процесса разработки документа, составлять и направлять задание о подготовке проекта документа структурному подразделению со всеми обоснованиями и пожеланиями, каким он должен быть.  

Совет 3. Допускайте в процессе разработки сложных внутренних документов создание рабочих групп. При подготовке наиболее важных, сложных и значительных по объему проектов внутренних документов могут создаваться рабочие группы из числа работников нескольких структурных подразделении?. Организацию их работы можно поручить руководителю ответственного подразделения. В рамках этой деятельности он может формировать рабочие группы, распределять полномочия между ними и контролировать сроки выполнения поставленных задач. 

Процесс работы над документом может выглядеть вот так: 

Подготовленныи? и завизированныи? ответственным руководителем проект внутреннего документа (визовыи? экземпляр) направляется на согласование в визирующие подразделения. К ним, как правило, относятся:

- подразделения, инициирующие процесс принятия документа;

- подразделения, представители которых участвовали в составе рабочеи? группы по разработке проекта документа;

- подразделения, к компетенции которых отнесено осуществление деятельности, регламентируемои? проектом внутреннего документа;

- правовое подразделение. 

Каждое из них в рамках своеи? компетенции оценивает проект документа на предмет соответствующих рисков (экономических, правовых, налоговых и т. д.) и защиты интересов компании.

Так, например, правовое подразделение (визирующее последним) должно, как минимум:

- определить полномочия должностных лиц по инициированию, визированию данного проекта документа;

- определить полноту согласования проекта документа;

- установить правильность выбора вида документа;

- определить соответствие проекта документа деи?ствующему законодательству и выявить противоречие уже существующим документам;

- проверить правильность оформления проекта документа, соблюдения установленных юридико-технических требовании? и правил.

Совет 4. Донесите до исполнителей важность содержания документа. Основные требования, предъявляемые к содержанию проектов локальных нормативных актов:

- логическая последовательность изложения, связь между собои? нормативных предписании?, помещаемых в локальном нормативном акте;

- отсутствие противоречии? внутри локального нормативного акта, а также во всеи? системе локальных нормативных актов;

- максимальная краткость и компактность изложения норм при глубине и всесторонности отражения их содержания;

- ясность, простота и доступность языка локального нормативного акта;

- точность и определенность формулировок и терминов, употребляемых в локальных нормативных актах; единство употребления терминов в локальных нормативных актах («каждыи? читает документ так, как ему выгодно»).

Локальные нормативные акты должны иметь определенную структуру, а не представлять собои? хаотичныи? набор нормативных положении?. Можно воспользоваться традиционнои? схемои? построения внутренних документов: субъекты правоотношении? — объекты — права и обязанности — льготы и санкции, употребляемои? чаще всего при создании законов. Помните, что корпоративные акты, выдержанные с точки зрения системности и логики, имеют большии? коэффициент полезного деи?ствия, нежели неровные, хаотичные, сумбурные акты по содержанию.

В документе должен быть глоссарий, содержащии? наиболее часто встречающиеся во внутреннем документе термины. Тем самым вы решаете минимум три задачи: унифицируете понятии?ныи? аппарат, избегая путаницы в понимании терминов, употребляемых в актах, использования одних и тех же терминов для обозначения разных понятии?, подмены терминов; упрощаете работу по разработке новых и оптимизации существующих внутренних документов; предотвращаете конфликты, которые возникают при толковании терминов. Не будет лишним утвердить подобныи? глоссарии? приказом ЕИО.

Совет 5. Проконтролируйте, используется ли в созданном документе золотое правило – один пункт проекта внутреннего документа должен содержать одно нормативное предписание. Несколько нормативных предписании? помещается в один пункт в исключительных случаях, когда это необходимо для их правильного понимания и применения.

Совет 6. Проверьте, не является ли документ слишком детализированным, не перегружен ли он большим количеством отсылочных норм и цитированием закона. Далеко не всегда детали оправданы, поскольку работник, прежде всего, человек, обладающии? сознанием и волеи?, а не автомат, деи?ствия которого строго определены и последовательны. При этом внутренний документ должен полностью охватывать сферу регулирования. 

Документ, в котором присутствует большое количество отсылочных норм, вряд ли можно назвать полезным. Такие документы создают информационныи? «шум» и не способствуют эффективности правового регулирования дел в компании. Если же вам необходимо довести до сведения сотрудников информацию о принятых законодательных актах, то можно воспользоваться общеи? рассылкои? информационных писем или размещением на внутреннем саи?те компании соответствующего обзора законодательных норм.

Совет 7. Поставьте перед ответственными за подготовку документа лицами дополнительную задачу по созданию пояснительной записки к нему. Она может содержать:

- предмет регулирования проекта внутреннего документа, его цели и задачи;

- чем обусловлена необходимость разработки проекта внутреннего  документа;

- правовое, экономическое, техническое обоснование необходимости принятия такого документа;

- основные положения проекта документа; последствия его издания, в том числе связанные с необходимостью формирования новых подразделении?, увеличения численности существующих, а также их дополнительного финансирования и материально-технического обеспечения;

- необходимость внесения изменении? и дополнении? в ранее изданные внутренние документы;

- наличие в документе специальных условии?, ограничении? (требования к квалификации сотрудников).

Совет 8. Сделаи?те документы доступными. Доведите их до сведения сотрудников всеми возможными способами (проведение семинаров, размещение на портале, ознакомление под роспись, в конце концов).

Совет 9. Не забудьте обеспечить работу положений внутренних документов. Помните, что после утверждения внутреннего документа ответственное подразделение в пределах своеи? компетенции должно обеспечить:

- организацию исполнения нормативных предписании? документа;

- организацию разъяснительнои? работы по проблемам, относящимся к предмету регулирования документа, а также по вопросам, возникающим в процессе его практического применения;

- накопление и систематизацию информации о ходе его выполнения, а также предложении? о внесении в него соответствующих изменении? или дополнении?.

Личную ответственность за организацию нормотворческои? деятельности, своевременную и качественную подготовку проектов локальных нормативных актов несут руководители ответственных подразделении?, а за состояние нормотворческои? деятельности в компании в целом — единоличныи? исполнительныи? орган.

Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /