Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /

Хранение кадровых документов

1. экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; 
2. оформление дел; 
3. описание документов постоянного и долговременного хранения; 
4. обеспечение их сохранности; 
5. передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для необходимого контроля за правильностью отнесения документов к различным видам и типам дел и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (так называемые ЭПК). Разрабатывается специализированное положение, в котором определяются функции данной комиссии, права и порядок ее работы.

Оформление дела – это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).

Оформление дела производится работниками службы делопроизводства. 

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Поэтому оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи27.

Здесь необходимо указать сроки хранения документов, которые устанавливаются экспертной комиссией. В соответствии с ее решениями дела, направляемые в архив, делятся на группы: 

1. постоянного хранения; 
2. долговременного хранения (свыше десяти лет); 
3. кратковременного хранения (до десяти лет включительно). 

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 

Дела временного хранения на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. 

Текущее и последующее хранение документов

В понятие «делопроизводство», кроме документирования информации и организации документооборота, входит также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. 

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее (оперативное) хранение также делится на два подвида: 

1. хранение документов в процессе их исполнения; 
2. хранение исполненных документов. 

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т. д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. 

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел по ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28.

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98. 

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: по приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнениям и т. д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел представляет собой следующие процедуры: 

1. личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают; 
2. обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел; 
3. текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение; 
4. личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке. 

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел – номера дел в соответствии с номенклатурой – облегчат поиск документов.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела – нужную папку с документами.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале. 
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях обычно архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах, как обычно бывает в небольших организациях при отсутствии архивов или во время ремонта.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на хранение в архив при реорганизации или ликвидации организации.

В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание подобных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. 

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище. 

Передача документов в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Срок хранения документов по личному составу составляет семьдесят пять лет. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ (в ред. от 13. 05. 2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение именно этого срока любая организация обязана обеспечивать сохранность документов. Но в нашей стране далеко не все организации и компании имеют надлежащие условия для хранения, учета и использования дел в соответствии с действующими нормативами и правилами.

Именно поэтому и в соответствии с пунктом 3 статьи 15 вышеназванного нами закона архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги, в том числе и по вопросам обеспечения сохранности документов, их учету и использованию, так как архивные учреждения располагаются в специально построенных зданиях, в которых созданы оптимальные условия, соблюдаются нормативные режимы и правильное хранение документов, которое исключает их утрату и обеспечивает поддержание их в должном физическом состоянии.

Передача документов в архив происходит на основании договора или соглашения. Предметом подобного договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в том числе на стадии делопроизводства (к примеру, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации – собственника документов.

В качестве обязательства по подобному договору или соглашению архив принимает на себя на безвозмездной основе: 

1. обеспечение сохранности документов организации; 
2. исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в архиве (государственном или муниципальном); 
3. выдачу организации – фондообразователю дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале архива. 

А уже на договорной основе, возмездно, архив может осуществлять: 

1. прием дел долговременного хранения по личному составу, документов временного и депозитарного хранения; 
2. проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по упорядочению документов по личному составу, подлежащих долговременному хранению; 
3. оказание помощи организации (консультаций и т. п.) в совершенствовании организации работы с документами; 
4. отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения; 
5. изготовление копий документов и мн. др. 

Стоимость вышеперечисленных архивных работ, указанных в договоре, определяется на основании договорных цен на работы и услуги, выполняемые архивами, в соответствии с прейскурантами цен, зарегистрированными в установленном порядке.

Также на каждый отдельный вид архивных работ (услуг) может составляться индивидуальный договор. Объем работ и их стоимость необходимо определять на основании приложенных к договору расчетов.

Перед передачей документов в архив, описи на данные документы должны быть согласованы с тем архивным учреждением, в который предполагается передача документов.

Прием документов на временное и депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи по установленной форме. 

Если при передаче дел в архив обнаружено отсутствие каких-либо дел, числящихся в описи, то их номера оговариваются в акте приема-передачи документов, а в прилагаемой к акту справке излагаются причины их отсутствия.

Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по оформлению и описанию дел, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов организаций и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки. Проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыва листов, размывки текста документов) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера дел и листов. В случае заражения документов грибком и т. п. работники архивов вправе не принимать их на хранение. Данные документы подлежат специальной обработке.

Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /