Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /

Перечни документов для организаций всех форм собственности

Недавние обращения в Высший арбитражный суд РФ (ВАС) Горно­металлургической компании «Норильский никель» с требованием признать частично недействующим приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» вновь привлекло внимание к порядку определения сроков хранения документов и их передачи на государственное хранение. Заявители пытались доказать, что открытые акционерные общества и иные коммерческие организации не обязаны хранить документы, как это предписано действующими нормами.

Это уже вторая попытка «Норильского никеля» (предыдущее решение Высшего арбитражного суда выносилось в сентябре 2011 года (решение от 06.09.2011 № 7889/11).

Представители «Норильского никеля» аргументировали свои претензии тем, что коммерческие организации в соответствии с установленным порядком должны нести расходы по обеспечению хранения своих документов. На самом деле, если мы посмотрим на затраты на организацию хранения документов практически в любой организации, то увидим, что эти расходы составляют очень маленькую долю в общей сумме расходов на содержание управленческого аппарата. С другой стороны, все организации сами во многом должны быть заинтересованы, для обеспечения нормальной деятельности, в обеспечении надлежащего хранения своих документов, которые не только составляют «память» организации, но и важны в случае правовых конфликтов.

В данном случае иск «Норильского никеля» скорее связан с предыдущим судебным спором, в рамках которого ОАО «Норильский никель» было обязано предоставить своим акционерам имеющиеся у ОАО документы. Таким образом возникла ситуация: с одной стороны, ОАО обязано хранить документы в течение установленных Перечнем сроков, а с другой — должно предоставлять их по запросу своим акционерам.

С точки зрения автора статьи, это логично: если это открытое акционерное общество, то его «публичность» и «прозрачность» являются неотъемлемым условием деятельности организаций данной организационно­правовой формы.

Кроме того, надо иметь в виду, что в соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле» все организации, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны обеспечить сохранность архивных документов.

Если говорить о правомерности издания самого Перечня, то ст. 6 (п. 3) Федерального закона от 22.10.2004 № 125­ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) предусматривает, что «уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения». А в соответствии со ст. 23 «Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения».

Таким образом закон предусматривает как типовые перечни документов, являющиеся обязательными для всех, так и создающиеся на основе типового ведомственные перечни, которые включают сроки хранения документов, специфичных для данной отрасли или сферы деятельности.

Таким специально уполномоченным органом в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» (ред. от 24.03.2011) является Федеральное архивное агентство (Росархив). Росархив, в соответствии с Положением о нем, осуществляет «5.4.4. согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти».

К полномочиям Министерства культуры Российской Федерации в соответсвии с Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 № 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации» (ред. от 28.01.2012) отнесено принятие следующего нормативно­правового акта: «5.2.6. перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения». Таким образом мы видим, что составление Перечней документов и определение сроков их хранения отнесено к компетенции Министерства культуры РФ и подведомственного ему Федерального архивного агентства. То есть Министерство культуры своим приказом утверждает типовой перечень документов со сроками хранения, а уже Росархив согласовывает перечни, готовящиеся ведомствами на основе типового.

Также ст. 16 п. 1 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что «Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 Федерального закона «Об архивном деле…».

Высший арбитражный суд в своем решении от 21.02.2012 № ВАС­14589/11 указал, что «обязанность по хранению документов организациями установлена статьей 17 Закона об архивном деле, а также статьей 89 Закона об акционерных обществах, подпунктом 8 части 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации, статьей 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129­ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, также установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03­33/пс.

Несколько слов о Перечне. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Надо отметить, что Перечень, принятый в 2010 году, был значительно расширен по сравнению с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (2000 г.). В большое количество статей Перечня были внесены редакционные изменения, изменились сроки хранения отдельных документов и, конечно, полностью изменились номера статей.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, — результат большой многолетней работы по определению исторической, практической, научной ценности документов. Сроки вырабатывались на основе консультаций с организациями самого разного профиля, всех форм собственности. Архивисты совершенно не заинтересованы увеличивать количество хранимых документов, поскольку сегодня большинство архивов переполнено и те сроки хранения, которые указаны в Перечне, являются необходимым минимумом.
На основе типового и ведомственного перечня все учреждения, организации и предприятия разрабатывают свои номенклатуры дел — систематизированные перечни наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленные в установленном порядке. И все изменения, вносимые в статьи перечней, требуют внесения изменений в номенклатуры дел, что ежегодно осуществляется работниками ведомственных архивов и служб ДОУ в организациях.

Говоря о перечнях, хотелось бы обратить внимание, что в связи с быстрым переходом к работе с электронными документами в государственных структурах, в 2011 году в соответствии с Распоряжение Правительства РФ от 12.02.2011 № 176­р «Об утверждении Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» (п. 5) Росархивом были разработаны и утверждены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов» (Приказ Росархива от 29.04.2011 № 32).

Параллельно Распоряжением Правительства РФ от 17.03.2011 № 442­р был утвержден «Перечень документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде».

При определении сроков хранения организации должны учитывать и другие законодательные акты, которые могут устанавливать сроки хранения документов в различных сферах. Так, акционерные общества руководствуются Федеральным законом от 26.12.1995 № 208­ФЗ «Об акционерных обществах» (ред. от 30.11.2011), в котором отдельная статья посвящена обязанностям акционерного общества по хранению 
документов (ст. 89).

В итоге, при определении сроков хранения документов (экспертизе ценности) мы имеем следующую многоуровневую процедуру:

В конце года составляется номенклатура дел на следующий год. На основании типового и примерных перечней в номенклатуре указываются предполагаемые сроки хранения дел.

В течение делопроизводственного года документы помещаются в дела. Тем самым обеспечивается их сортировка и промежуточная экспертиза ценности: в дела с документами временного срока хранения не должны помещаться документы долговременного и постоянного срока хранения.

Следующий этап — обработка дел, которая проводится через два года после завершения дел в делопроизводстве, при оформлении дел для длительного хранения, сдаче в архив организации или выделении к уничтожению. При этом дела просматриваются членами экспертной комиссии, которая согласует описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (с истекшими сроками хранения). При этом экспертная комиссия может при необходимости продлить сроки хранения документов, если они могут представлять ценность.

Как мы видим, Перечень документов со сроками хранения — важный документ, которым должны руководствоваться все организации, независимо от формы собственности. Главным образом он направлен на то, чтобы помогать предприятиям в организации работы с документами, их упорядочении, оперативном хранении и экспертизе ценности, а никак не на какое­либо ограничение свободы деятельности организаций.

Главная / Статьи / Менеджмент (1196) /