Перенос, продление и отзыв из отпуска

Продолжаем разговор о документальном оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска, начатый в прошлом номере журнала. Правда, на сей раз мы рассмотрим случаи его продления, переноса и отзыва из отпуска. Их документальное оформление имеет много общего и зависит от того, кто стал инициатором изменений (работник или работодатель). Мы специально показали возможные варианты состава документов и реквизитов. Благодаря таблице и множеству примеров вы поймете систему работы, что в каких случаях обязательно, а что факультативно. Кроме того, получите полный комплект образцов документов для рассматриваемых случаев.

Читайте также статьи «Оформляем ежегодный оплачиваемый отпуск», «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?» и «Компенсируем неиспользованную часть отпуска»

Документальное оформление продления и переноса ежегодного оплачиваемого отпуска

Основания продления и переноса отпуска мы рассмотрели в прошлом номере журнала в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?» Там же показали образцы заявления работника о продлении отпуска по причине болезни и приказа об этом (Примеры 7 и 9 на стр. 42-43 в № 5` 2013), а также ситуационные примеры с расчетом дат.

А теперь в систематизированном виде хотим показать, какие документы оформляются в различных ситуациях: при продлении, переносе и отзыве из отпуска по инициативе работодателя и работника. В каждом случае есть отличия. Таблица 1 сводит все воедино и выявляет логику работы.

Таблица 1

Документальное оформление изменения периода предоставления отпуска

Наибольшее число вопросов на практике возникает в ситуации переноса отпуска в связи с его несвоевременной оплатой. По общему правилу оплата отпуска должна производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Однако даже такая простая формулировка порождает ряд вопросов:

Три дня – рабочих или календарных? Вопрос не праздный, ведь как это не парадоксально звучит, но разница между тремя рабочими и тремя календарными днями может составить 48 часов (например, три рабочих дня при расчете с четверга становятся пятью календарными днями: чт-пт-сб-вс-пн). Ст. 14 ТК РФ предписывает исчислять начало и окончание трудовых прав и обязанностей календарной датой, если иное специально законодателем не оговорено. Причем в календарные дни включаются праздники и выходные. И этих разъяснений было бы достаточно, если бы не статья 136 ТК РФ «Порядок, место и сроки выплаты заработной платы», которая вносит свою существенную лепту, сдвигая сроки в пользу работников: при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Совокупный анализ данных норм позволяет заключить, что хотя расчет в данном случае производится в календарных днях, если последний день выплаты выпадает на выходной, выплата должна производиться заранее.

Пример 1

При классической пятидневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье оплата отпускных работнику, уходящему в отпуск с понедельника 27.05.2013, должна быть произведена не позднее четверга предшествующей недели 23.05.2013. В четверг отпускник получает деньги, далее между датой получения денег и датой начала отпуска (выделены серой заливкой) успевает пройти 3 календарных дня (выделены оранжевой заливкой): пт 24, сб 25, вс 26 мая.

А при уходе в отпуск со среды 29.05.2013 (см. второй фрагмент календаря) отпускные должны были бы быть выплачены за 3 календарных дня, т.е. в субботу 25. Но она является выходным днем, поэтому дата получения денег смещается на ближайший предшествующий рабочий день – 24.

При расчете предельного срока для лиц, работающих по «скользящему» недельному графику со сдвинутыми выходным днями (ст. 111 ТК РФ), это также необходимо учитывать. И тут «головная боль» возникает у многих организаций. Простой пример – сотрудник выходит на работу в субботу-воскресенье 25 и 26 мая, затем понедельник-вторник у него выходные 27 и 28 мая, а в пятницу 31 у него начинается отпуск (см. третий фрагмент календаря за май). Простой расчет показывает, что для соблюдения срока, установленного действующим законодательством, оплата должна быть произведена в понедельник 27 мая, но для сотрудника это выходной день, который сдвигается на его ближайший рабочий 26 мая, который для бухгалтера является выходным. То есть либо бухгалтер выходит на сверхурочные для выдачи отпускных, либо отпускные выдаются в пятницу 24, за неделю до отпуска (это второй сдвиг даты – на ближайший рабочий день бухгалтера).
При выплате заработной платы в безналичной форме какой день считать оплатой отпускных – день списания денежных средств с расчетного счета работодателя или день их поступления на счет работника? Ответ однозначен благодаря аналогии с выплатой наличных: заработная плата выплачена тогда, когда работник получил денежные средства, а не тогда, когда они поступили в кассу. Соответственно, и при безналичных расчетах заработная плата выплачена не тогда, когда банк получил деньги для их перечисления работнику, а когда эти деньги поступили на его счет. Деньги должны поступить работнику не позднее 24:00 часов последнего дня срока.

Чтобы избежать сложностей с отслеживанием срока оплаты, организациям, строго соблюдающим график отпусков, можно рекомендовать внести в правила трудового распорядка и трудовые договоры с работниками положение, в соответствии с которым оплата отпускных производится одновременно с ближайшей выплатой заработной платы.

На практике требования о сроках выплаты отпускных соблюдаются далеко не во всех организациях. И далеко не каждый работник требует переноса начала отпуска в связи с его неоплатой, что вполне понятно прежде всего с точки зрения психологии. Человек уже настроился на отдых и ему достаточно сложно вернуть себя в рабочий режим. Конфликты, связанные с переносом отпуска «по неоплате», зачастую носят комплексный характер, основной причиной которого является невыплата заработной платы в целом.

На какое число должен быть перенесен отпуск? Встречается мнение, что раз просрочили оплату, например, на 3 дня, то и отпуск должен начаться на 3 дня позднее. К сожалению работодателя, это не так. Ст. 124 ТК РФ четко говорит, что в этом случае необходимо по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, причем он должен быть согласован с работником. По сути работник «выпадает» из графика, и в дальнейшем предоставление ему отпуска осуществляется «по соглашению сторон». К сожалению, закон ничего не говорит о том, как быть в случае, если договориться не удается (например, работник требует отпуск в период, когда его предоставление повлечет серьезные производственные проблемы).

При переносе отпуска в связи с его неоплатой оформляются документы, необходимые для его переноса по инициативе работника – см. соответствующую колонку в Таблице 1. Все начинается с заявления:

Пример 2

Заявление работника о переносе отпуска с указанием причины

Пример 3

Приказ о переносе отпуска

Комментарий к Примеру 3: Если работодатель и работник не могут достигнуть согласия относительно новой даты предоставления отпуска, а в ситуации задержки выплаты отпускных сотрудник не хочет идти в отпуск 03.06.2013, о чем написал свое заявление, то отменять его отпуск с 03.06.2013 все равно нужно, просто распорядительная часть в п. 1 приказа тогда будет звучать иначе: «Ввиду невозможности предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска начальнику отдела продаж Самоделкину С.М. с даты, указанной им в заявлении о переносе отпуска от 03.06.2013, начальнику отдела кадров Степановой С.С. провести переговоры с работником и определить новую дату предоставления отпуска».

Пример 4

Отражение в графике отпусков переноса отпуска и отзыва из него

Документы, необходимые для переноса отпуска по инициативе работодателя, названы в Таблице 1 и будут показаны нами на примере сложной ситуации – когда сотруднику работодатель предлагает не просто немного сдвинуть отпуск, а перенести его на следующий год.

Ст. 124 ТК РФ теоретически позволяет в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы фирмы, с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Законодатель не объясняет, что такое «исключительные случаи», оставляя определение степени исключительности на усмотрение работодателя. Это делает данную норму слишком неопределенной. Недобросовестный работодатель всегда может сослаться на «исключительные случаи», способные отразиться на «нормальном ходе работы». Например, считать ли исключительным случаем некомплект сотрудников в организации? Тем более что у такого некомплекта могут быть различные причины. Одно дело, если нужны эксклюзивные специалисты, которых просто нет в вашем регионе, и совсем другое, когда работодатель предлагает «нерыночную» заработную плату или очень неблагоприятные условия труда. Таким образом, ст. 124 ТК РФ оставляет возможность для злоупотребления со стороны работодателя. Это с одной стороны. С другой – отсутствие четких критериев может породить и у работника желание по тем или иным причинам передвинуть свой отпуск.

Понятие периода работы, за который предоставляется отпуск, разъясняется в разделе «Стаж работы для отпуска» статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем»

Для такого переноса установлены некоторые ограничения:

Отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Речь в данном случае идет не о календарном годе, а о периоде работы, за который предоставляется отпуск (см. Пример 5).
Такой перенос невозможен для сотрудников в возрасте до 18 лет и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска более 2 лет подряд.

При оформлении такого переноса необходимо учитывать следующее. Во-первых, инициатива должна исходить от работодателя. Во-вторых, воля работника на перенос отпуска должна быть четко и явно выражена еще до издания приказа. Поэтому, на наш взгляд, лучше оформлять ее отдельным документом (Пример 7) либо в крайнем случае – в виде надписи на инициативном документе, например, докладной записке (Пример 6) или предложении о переносе отпуска. Соответственно, и резолюцию руководителя об оформлении приказом переноса отпуска логично оформлять только на том документе, который содержит согласие работника на перенос отпуска.

Пример 5

Если человек устроился на работу 01.02.2011, то его первый год работы в этой организации будет с 01.02.2012 по 31.01.2013 включительно. Значит, отпуск за данный период ему может быть предоставлен самое позднее – с 31.01.2014.

Пример 6

Инициатива переноса отпуска может быть оформлена в виде докладной записки

Пример 7

Согласие работника на перенос отпуска в виде заявления

После получения согласия работника и на основании резолюции руководителя издаем приказ о переносе отпуска и не забываем отражать изменения в графике отпусков (см. Примеры 8 и 4).

Пример 8

Приказ о переносе отпуска

Вызываем из отпуска

Ситуация, когда работник уже ушел в отпуск и вдруг выяснилось, что он незаменим, встречается достаточно часто. Может заболеть или уволиться подменяющий его сотрудник; сломаться самый важный станок, а чинить больше некому; может прийти большой заказ и так далее. В итоге у работодателя не остается никаких вариантов, кроме как договариваться с работником об отзыве из отпуска. Часть 2 статьи 124 ТК РФ дает ему такую возможность.

Однако при этом надо учитывать ряд моментов:

Отзыв из отпуска допускается только с согласия работника.
Согласие работника на отзыв дает ему право определять, с какого числа в текущем году он уйдет «отгуливать» остатки положенного ему отпуска.
Работник вправе за счет «остатка» увеличить свой отпуск в следующем году.

Однако у «воли» работника есть и свои границы. Например, он не может попросить заменить оставшуюся часть отпуска денежной компенсацией. Ее можно получить только на общих основаниях, т.е. заменяя лишь часть отпуска, превышающую 28 дней за каждый год работы.

Кроме того, нужно помнить о запрете на отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на вредных и (или) опасных работах.

Отказ работника от досрочного выхода из отпуска может представлять для работодателя серьезную проблему, однако в этом случае работник действует в своем праве и ему невозможно предъявить какие-либо претензии. Для мотивации сотрудника на выход из отпуска работодатель может предложить ему какие-то дополнительные преференции. Например, повышенные расценки на оплату труда, компенсацию затрат на дорогу при возвращении из отпуска или нематериальные блага, допустим, продвижение на более высокую позицию в кадровом резерве.

Взгляните на алгоритмы составления документов для переноса отпуска либо отзыва из отпуска по инициативе работодателя (последние две колонки Таблицы 1). Они очень похожи.

При оформлении документов на отзыв из отпуска необходимо следить, чтобы воля работника была четко зафиксирована и не оставляла сомнений в достигнутом соглашении. Поэтому в этом случае (как и при переносе отпуска) можно рекомендовать оформлять согласие работника отдельным документом. Он может так и называться «Согласие...» либо быть оформлен как заявление (см. Пример 10). В качестве одного из вариантов возможно составление двустороннего соглашения, в котором можно закрепить условия, стимулирующие выход сотрудника из отпуска.

Конечно, не всегда можно получить подпись работника о согласии прервать свой отпуск, особенно когда он находится далеко от места работы, иногда приходится довольствоваться устным разговором по телефону. Можно еще попросить сотрудника прислать свое письменное согласие по факсу или хотя бы в виде сообщения по электронной почте, тогда у вас на руках будет хоть что-то. Потом важно не забыть получить письменное подтверждение с подписью работника сразу по его выходу на работу.

В целом процедура отзыва из отпуска может выглядеть следующим образом (обратите внимание на возможные варианты):

Вначале следует получить согласие работника на отзыв. Важно сделать это в письменном виде:
- первый вариант: можно направить работнику соответствующее уведомление либо предложение, а согласие либо несогласие сотрудника на отзыв оформляют отдельным документом либо прописывают в самом уведомлении / предложении (мы пошли этим путем при оформлении образцов документов на отзыв из отпуска – Примеры 9 и 10);
- другой вариант оформления: показать работнику докладную записку, которая извещает руководство о необходимости отзыва работника из отпуска, и попросить работника написать свое согласие либо отказ прямо на этом документе, ведь здесь сразу видна причина такого неприятного предложения, его инициатор и мнение руководителя. Тогда один документ будет отражать все интересующие нас события, предшествующие изданию приказа (так мы поступили при оформлении переноса отпуска по инициативе работодателя, ведь находящемуся еще на работе сотруднику легче показать докладную записку – см. Пример 6).
Далее издается приказ об отзыве из отпуска, который объявляется работнику под личную подпись (приказы о переносе отпуска и отзыве из него в Примерах 8 и 11 составлены по единому «рецепту»). В этом же приказе можно предусмотреть порядок использования сотрудником оставшейся части отпуска (речь здесь идет о процедуре переноса отпуска). Кстати, зачастую согласие/несогласие работника прописывают в самом приказе на отзыв из отпуска, но этот вариант неправильный, т.к. мнение работника нужно узнать до того, как издается распорядительный документ, который уже не должен ни пересматриваться, ни отменяться.
И не забываем отражать изменения в графике отпусков (см. пункт 3 приказа в Примере 11 и фрагмент графика в Примере 4, в котором мы отразили корректировку отпусков, во всех случаях, рассмотренных в данной статье).
Фактическое время нахождения в отпуске еще должно найти свое отражение в табеле учета рабочего времени (см. Пример 12). В нем используются следующие обозначения: в графе 4 букву «Я» проставляем в тех датах, где была явка на работу (ниже указываем отработанные часы), «В» – выходные и праздничные дни, «ОТ» – отпускные дни. Причем в графах с 10 по 13 дополнительно указываем причины и продолжительность отсутствия на работе. В нашем примере Орлов О.А. был в отпуске 10 дней, из них выходными оказались 2 дня, поэтому в графах 10 и 11 поясняем, что по причине отпуска человек отсутствовал 8 дней (что составляет 64 часа).

Пример 9

Инициатива отзыва из отпуска может быть оформлена в виде предложения работнику