Проблемы перехода к электронным документам: ВЗГЛЯД АРХИВИСТА

Это и организация с 2009 года системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), дополненная в 2010 году системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Из самых последних правовых актов можно назвать постановление Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, утвердившее новую редакцию Правил делопроизводства, которые теперь еще больше ориентированы на работу с электронными документами.

Последние решения Правительства, Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации, Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления направлены на внедрение электронного документооборота во всех федеральных органах, исключение бумажного документооборота во взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти, подключение к межведомственному электронному документообороту органов управления субъектов федерации и сокращению доли бумажных документов в целом.

Понятно, что электронный документооборот и электронные документы – это не самоцель. Глобально цель – повышение эффективности и качества работы всего государственного аппарата за счет внедрения систем прозрачного движения документов во всех государственных структурах и всеобъемлющей системы контроля исполнения. Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи – от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.

В связи с этим перед архивистами встают новые задачи.

Главная проблема, на наш взгляд, – это непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. С точки зрения управленческого персонала, все документы должны обрабатываться по одной схеме, что влечет за собой попытки перевести в электронную форму все документы без исключения. Однако все современные технологии электронного документооборота в первую очередь направлены на организацию работы с текущими документами: они обеспечивают оперативность передачи файлов, текстов документов, отсканированных образов. Это обеспечивает оперативность передачи документов, их согласование, удобный полнотекстовый поиск, то есть существенно повышает эффективность работы. Но эти технологии не направлены на долговременное хранение документов, не обеспечивают их юридическую значимость в долговременной перспективе.

В основе технологий электронной цифровой подписи, заложенных в 2002 году в Федеральном законе № 1 ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и прописанных в 2011 году в Федеральном законе № 63 ФЗ «Об электронной подписи», лежат одни и те же принципы работы, используемые для обеспечения юридической значимости документов, только в первом законе использовалось понятие «электронная цифровая подпись», а в 2011 году его заменило понятие «квалифицированная усиленная цифровая
подпись». Другие, упрощенные варианты цифровой подписи, появившиеся в законе 2011 года, возможно использовать только при наличии отдельных правовых актов, регламентирующих их применение. Технология, использующая криптографические методы, систему открытых и закрытых ключей, требующая наличия системы взаимосвязанных удостоверяющих центров, обеспечивает юридическую значимость текущих документов, например: банковские документы, сдача отчетности, даже просто передача документов между ведомствами. Но она неприменима при долговременном хранении документов в архиве. Как обеспечить хранение и использование базы открытых ключей, необходимых для проверки юридической силы цифровой подписи? А как обеспечить целостность файлов?

Сегодня документы чаще всего создаются в форматах Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project и др. Но как нам обеспечить возможность просмотра документов в этих форматах спустя 10, 20, 30, 100 лет? Скорее всего, эти файлы будут преобразованы в какие то другие, а это означает аннулирование цифровой подписи.

Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме перечисленных, наиболее популярных, организации могут использовать множество других форматов, например Open Office, pdf, инженерные форматы. Это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы. Наиболее известный пример – версии форматов документов Microsoft Word: 95, 97–2003, 2007–2010. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая, в свою очередь, требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств… Конечно, можно преобразовывать все документы в формат pdf, тем более что существует международный стандарт ISO, описывающий специальную разновидность формата pdf, так называемый pdf archives, как раз и предназначенный для долговременного хранения – ISO 19005 1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1.

Использование PDF 1.4 (PDF/A 1). («Document management – Electronic document file format for long term preservation»). Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований.

Другой вариант – создание виртуальных машин, включающих в себя наборы программного обеспечения, необходимого для просмотра тех или иных типов файлов. Например, виртуальная машина с Windows 95 и Office 95, с Windows XP и Office 2003, с Windows 7 и Office 2010. Но пока эти технологии тоже не отработаны.

Главная

Статьи

Менеджмент (1196)